JSPS 電子申請システム

申請者向けメニュー（Applicant Menu）＞申請書管理（Manage Application Form）

申請書管理
Manage Application Form

海外特別研究員の申請書は以下の手順で作成します。
Follow the steps below to complete your overseas research fellowship application form.

(1) 申請書情報を入力する

申請書情報を入力します。

PDFファイルに変換された申請書情報を確認し、希望連絡先のEmail宛メールの受信を確認してください。

申請書情報の入力が完了すると申請状況に「連絡先確認済み」と表示されます。「連絡先確認済み」と表示されていることを確認し、評価書作成依頼、受入意思確認書作成依頼及び申請内容ファイルの登録行ってください。

申請書を提出する前であれば、評価書作成依頼後及び申請内容ファイル登録後であっても、申請書情報を修正することができます。

(1) Enter application information

Enter your application information.

Check the application information after it has been converted to PDF, and confirm receipt of the confirmation e-mail sent to your preferred address.

Once you have finished this step, your application status will show as [E-mail confirmed]. After checking your status, request preparation of evaluation reports and upload your application content file.

You can revise your application information as long as you have not submitted your application form, even if you have already requested preparation of evaluation reports and uploaded your application content file.

事業名（申請資格） Fellowship category	研究課題名 Title of research proposal	申請機関受付期限 Applying Organization deadline	学振受付期限 JSPS deadline	作成日 Created	申請機関承認日 Approved by Applying Organization	登録内容確認 Check content	申請状況 Application status
20XX年度海外特別研究員 FY20XX Overseas Research Fellowships	○○○における×××の研究	XXXX年XX月XX日 DD/MMM/20YY	XXXX年XX月XX日 DD/MMM/20YY	XXXX年XX月XX日 XX時XX分 DD/MMM/20YY HH:mm	XXXX年XX月XX日 DD/MMM/20YY		連絡先確認済み E-mail confirmed

(2) 海外における受入研究者が受入意思確認書を作成する

申請書情報の入力が完了するまで受入意思確認書作成依頼はできません。申請書情報の申請状況が「連絡先確認済み」になっていることを確認し、受入意思確認書作成依頼を行ってください。

受入意思確認書作成依頼を実施すると、海外における受入研究者宛に受入意思確認書作成依頼メールが送信され、海外における受入研究者が電子申請システムにログインすることができます。

受入意思確認書作成依頼メールのID・パスワードで海外における受入研究者が電子申請システムにログインした場合は「最終ログイン日」が表示されます。受入意思確認書作成依頼を実施後に一定期間が経過しても「最終ログイン日」が表示されない場合は海外における受入研究者に受入意思確認書作成依頼メールが届いていない可能性があるため、海外における受入研究者の連絡先Emailを確認のうえ、再度受入意思確認書作成依頼を実施してください。

海外における受入研究者が電子申請システムにログインするためのID・パスワードを紛失した場合は、パスワード再発行を行ってください。海外における受入研究者宛に発行済みのIDと新たなパスワードが送信されます。

海外における受入研究者を交代する場合は[海外における受入研究者を別の研究者に変更する]ボタンを押下し、変更後の受入研究者情報を入力した上で、再度、「受入意志確認書作成依頼」を実施してください。

受入研究者の所属機関名、職名、メールアドレス等受入研究者情報の誤り等を修正する場合は、[海外における受入研究者の入力内容を修正する]ボタンを押下すれば、受入研究者情報を修正することができますが、受入意思確認書を一旦作成後に修正する場合は、作成済みの受入意思確認書PDFにも修正を反映するため、受入意思確認書を作成し直す必要があります。この場合は、自動メール等による通知はありませんので、必ず申請者ご自身から受入研究者に、受入意思確認書の提出処理を再度行っていただくよう別途Email等でお伝えください。

海外における受入研究者が受入意思確認書の作成を完了すると、申請者の希望連絡先のEmail宛にその旨のメールで通知され、以下の処理状況に「提出済み」と表示されます。海外における受入研究者が受入意思確認書の作成を完了するまで、申請書を申請機関担当者へ提出することはできません。なお、申請者が申請書を提出するまでは海外における受入研究者は何度でも受入意思確認書を修正することができ、修正後完了する度に初回と同様に申請者にメールで通知されます。

(2) Request a letter of intent from your host researcher

You cannot request a letter of intent until you have finished entering your application information. Check that your application status has updated to [E-mail confirmed] and request a letter of intent.

When you request a letter of intent, a request e-mail will be sent to your host researcher, who will then be able to log in to the Electronic Application System.

If your host researcher has logged in to the Electronic Application System with the ID and password sent in the request e-mail, their [Last login date] will be displayed. If their [Last login date] has not appeared after a certain amount of time has passed since requesting a letter of intent, they may not have received the request e-mail. Check your host researcher’s e-mail address and submit another request.

If your host researcher has lost their login ID and password, please click [Reissue password]. They will be sent their existing ID and a new password.

If you wish to change your host researcher, click the [Change host researcher] button, enter the new host researcher’s details, and request a letter of intent again.

If you wish to correct an error in the host researcher’s details, such as their affiliated institution, job title, or e-mail address, you can click the [Revise information on host researcher] button to do so. Please note, however, that if you revise your host researcher’s details after they already have submitted their letter of intent, they will need to resubmit it. In this case, no automated e-mail will be sent. The applicant must e-mail or contact their host researcher separately to ask them to resubmit the letter of intent.

When the host researcher completes their letter of intent, the applicant will be notified by e-mail at their preferred e-mail address, and the [Process status] below will show as [Submitted]. You cannot submit your application form to your Applying Organization’s administrative office until your overseas host researcher completes their letter of intent. Please note that the host researcher can revise their letter of intent as many times as necessary up until the applicant submits the application form. The applicant will be notified by e-mail every time a revision is completed, same as with the first submission.

海外における受入研究者氏名 Host researcher	職名 Job title	受入機関 Host institution	受入部局 Host department	作成希望日 Requested deadline	最終ログイン日 Last login date	作成日 Date submitted	受入意思確認書確認 Check letter of intent	処理状況 Process status
JOHN, Michael Smith	教授	XX大学	XX部	20XX年XX月XX日まで By DD/MMM/20YY	20XX年XX月XX日 DD/MMM/20YY	20XX年XX月XX日 XX時XX分 DD/MMM/20YY HH:mm		受入意思確認書作成依頼済み Letter of intent requested
JOHN, Michael Smith	教授	XX大学	XX部					受入意思確認書作成依頼前 Letter of intent not requested

(3) 評価書作成者が評価書を作成する

申請書情報の入力が完了するまで評価書作成依頼はできません。申請書情報の申請状況が「連絡先確認済み」になっていることを確認し、評価書作成依頼を行ってください。

評価書作成依頼を実施すると、評価書作成者宛に評価書作成依頼メールが送信され、評価書作成者が電子申請システムにログインすることができます。

評価書作成依頼メールのID・パスワードで評価書作成者が電子申請システムにログインした場合は「最終ログイン日」が表示されます。評価書作成依頼を実施後に一定期間が経過しても「最終ログイン日」が表示されない場合は評価書作成者に評価書作成依頼メールが届いていない可能性があるため、評価書作成者の連絡先Emailを確認のうえ、再度評価書作成依頼を実施してください。

評価書作成者が電子申請システムにログインするためのID・パスワードを紛失した場合は、パスワード再発行を行ってください。評価書作成者宛に発行済みのIDと新たなパスワードが送信されます。

評価書作成者を交代する場合は[評価書作成者を別の研究者に変更する]ボタンを押下し、変更後の評価書作成者情報を入力した上で、再度、「評価書作成依頼」を実施してください。

評価書作成者の所属機関名、職名、メールアドレス等を修正する場合は、[評価書作成の入力内容を修正する]ボタンを押下すれば、評価書作成者情報を修正することができますが、評価書を一旦作成後に修正する場合は、作成済みの評価書PDFにも修正を反映するため、評価書を作成し直す必要があります。この場合は、自動メール等による通知はありませんので、必ず申請者ご自身から評価書作成者に、評価書の提出処理を再度行っていただくよう別途Email等でお伝えください。

評価書作成者が評価書の作成を完了すると、申請者の希望連絡先のEmail宛にその旨のメールで通知され、以下の処理状況に「提出済み」と表示されます。評価書作成者が評価書の作成を完了するまで、申請書を申請機関担当者へ提出することはできません。なお、申請者が申請書を提出するまでは評価書作成者は何度でも評価書を修正することができ、修正後完了する度に初回と同様に申請者にメールで通知されます。

申請者は評価書作成者が入力した内容を参照することはできません。

(3) Request evaluation reports

You cannot request preparation of evaluation reports until you have finished entering your application information. Check that your application status has updated to [E-mail confirmed] and request preparation of evaluation reports.

When you request preparation of an evaluation report, a request e-mail will be sent to the evaluator, who will then be able to log in to the Electronic Application System.

If the evaluator has logged in to the Electronic Application System with the ID and password sent in the request e-mail, their [Last login date] will be displayed. If their [Last login date] has not appeared after a certain amount of time has passed since requesting preparation of an evaluation report, they may not have received the request e-mail. Check your evaluator’s e-mail address and submit another request.

If an evaluator has lost their login ID and password, please click [Reissue password]. They will be sent their existing ID and a new password.

If you wish to change your evaluator, click the [Change evaluator to different researcher] button, enter the new evaluator’s details, and request an evaluation report again.

If you wish to revise your evaluator’s affiliated institution, job title, e-mail address, etc., you can click the [Revise information on evaluator] button to revise the information on your evaluator. However, if you are making revisions after an evaluation report has been prepared, you will need to have a new evaluation report prepared in order to reflect the revisions in the PDF version as well. In this case, your evaluator will not be notified by automatic e-mail, etc. The applicant must make sure to inform their evaluator by e-mail, etc. to re-submit the evaluation report.

When an evaluator completes their evaluation report, the applicant will be notified by e-mail at their preferred e-mail address, and the [Process status] below will show as [Submitted]. You cannot submit your application form to your Applying Organization’s administrative office until the evaluators complete the evaluation reports. Please note that evaluators can revise the evaluation reports as many times as necessary up until the applicant submits the application form. The applicant will be notified by e-mail every time a revision is completed, same as with the first submission.

The applicant cannot view what the evaluator has written.

評価書作成者氏名 Name of evaluator	所属機関名 Affiliated institution	部局名 Department	職名 Job title	作成希望日 Requested deadline	最終ログイン日 Last login date	作成日 Created	処理状況 Process status
評価　博士	XX大学	XX部	教授	20XX年XX月XX日まで By DD/MMM/20YY	20XX年XX月XX日 DD/MMM/20YY	20XX年XX月XX日 XX時XX分 DD/MMM/20YY HH:mm	評価書作成依頼済み Evaluation report requested
評価　博士	XX大学	XX部	教授				評価書作成依頼前 Evaluation report not requested

(4) 申請内容ファイルを登録する

別途作成した申請内容ファイル（Word又はPDF）を登録します。

申請書情報の入力が完了するまで申請内容ファイルを登録することはできません。

評価書作成者への評価書作成依頼前であっても、申請内容ファイルを登録することができます。

登録した申請内容ファイルを修正する場合は、［申請内容ファイル登録］をクリックし、修正した申請内容ファイル（Word又はPDF）を再登録してください。

(4) Upload application content file

Upload a separately prepared application content file (Word or PDF).

You cannot upload your application content file until you have finished entering your application information.

You can upload your application content file before requesting evaluation reports.

If you wish to revise your application content file, click [Upload application content file] to re-upload the revised version (Word or PDF).

ファイル種別 File type	作成日 Created	登録内容確認 Check content	処理状況 Process status
申請内容ファイル Application content file	20XX年XX月XX日 XX時XX分 DD/MMM/20YY HH:mm		登録済み Uploaded

＜注意事項＞

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申請状況、処理状況の意味はこちらを参照してください。
当画面に表示されている日付はすべて日本時間です。

＜Notes＞

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Click here for the details of the application and process statuses.
All dates shown on this screen are in Japan Standard Time.

海外特別研究員のうち個人申請の方については、「申請機関担当者」を「日本学術振興会担当者」と読み替えてください。
For individual applicants for Overseas Research Fellowships, please read “your Applying Organization’s administrative office” as “the JSPS administrative office.”